Study Visit: Kisah Sukses Transformasi Bisnis Pertamina
Jakarta.   Tahun 2009 yang lalu Pertamina telah berhasil mengimplementasikan solusi terintegrasi ERP (enterprise Resources Planning) pada seluruh unit perusahanaan BUMN tersebut, sebagai bagian inti dari transformamsi bisnis Pertamina. Metode big bang secara berani diterapkan untuk seluruh lini perusahaan pada saat pemberlakuan 1 Januari 2009 (go live). Lini produksi, lini marketing, lini Human Resources, lini accounting & reporting, bahkan lini administrasi umum semuanya ter-cover dalam ERP tersebut.  Sebuah pilihan yang sangat ambisius dan berani. Setelah implementasi berjalan dengan baik, manfaat yang dihasilkan sangat signifikan, walaupun tidak diutarakan besarnya investasi dan besarnya tingkat profit yang dihasilkan dari langkah tersebut. Bahkan ke depan Pertamina telah bersiap untuk bersaing dengan perusahaan tingkat dunia. Keterangan tersebut diperoleh saat tim SPAN melakukan study visit ke Pertamina, 3 Maret 2010. Tim SPAN yang dipimpin oleh Agus Supriyanto, Staf Ahli Menteri Keuangan bidang Penerimaan Negara, didampingi Paruli Lubis, Direktur Transformasi Perbendaharaan, Sri Hartati, Kepala Pusintek, tim Change Management & Communication, dan tim dari Bank Dunia. Sekretaris Perseroan pertamina, Toharso, menyambut baik kedatangan tim SPAN, untuk menjalin silaturahim sekaligus sharing knowledge implementasi ERP. Banyak catatan penting yang dipelajari oleh Tim SPAN sebagai bekal dalam melanjutkan proses penerapan ERP di Kementrian Keuangan. Pertama, membangun solusi ERP (seperti SPAN di Kemkeu) membutuhkan dukungan penuh board of director. Dengan dukungan yang maksimal dari level pimpinan tinggi dalam perusahaan itulah proses pengembangan dan implementasi dapat dilakukan secara big bang dan massive. Ada dua pendekatan yang biasanya digunakan dalam hal implementasi ERP, big bang atau phase by phase. Keduanya memiliki plus dan minus-nya sendiri-sendiri. Big bang cukup efektif dalam percepatan perubahan, namun dibutuhkan effort yang sangat besar dalam implementasinya terutama dalam mengelola perubahan. Sebaliknya metode phase by phase tidak terlalu membutuhkan effort yang tinggi namun rentang waktu penyelesaian relatif lama dan dapat menimbulkan kejenuhan. Pelajaran penting berikutnya adalah perlunya dedicated personil yang fokus memikirkan dan mengawal proses perubahan tersebut dari business owner. Disebutkan bahwa transformasi di Pertamina dikerjakan oleh orang ditugaskan secara khusus untuk mengawal proses pengembangan ERP tersebut. Semuanya memberikan 100% waktu bekerjanya untuk transformasi bisnis. Berikutnya yang juga patut dicatat adalah, selama proses pengembangan ERP tidak diperkenankan adanya change initiative yang berdampak pada perubahan sistem yang signifikan. Perubahan dan perbaikan hanya dimaksudkan untuk menjaga berjalannya pelayanan yang ada hingga ERP selesai dibangun. Dari study visit singkat itu memang masih banyak hal yang belum tergali, karena upaya pengembangan ERP yang integrated itu pastinya tidak akan terexpose hanya dalam tiga atau empat jam saja. Kalau dianalogikan, membangun solusi ERP (seperti SPAN) itu laksana membangun jembatan, sudah jelas dimana ujungnya dan berapa banyak pancang-pancang yang diperlukan dan di mana saja akan di pasang. Namun demikian, tetap saja pertemuan itu memiliki kesan yang sangat mendalam bagi kedua belah pihak Pertamina dan tim SPAN sebagai proses sharing knowledge & experience. [rj]

Komentar

Perubahan Serta Perbaikan

Perubahan serta perbaikan cuma ditujukan untuk melindungi berjalannya service yang ada sampai ERP usai dibuat. Dari study bacaan sholat visit singkat itu memanglah banyak hal yang belum juga tergali

Transformasi di Pertamina

Dijelaskan kalau transformasi di Pertamina ditangani oleh orang ditugaskan dengan spesial untuk mengawal sistem pengembangan ERP itu. Semua memberi 100% saat bekerjanya untuk transformasi usaha. Selanjutnya yang pantas dicatat yaitu, doa sholat dhuha sepanjang sistem pengembangan ERP tidak diperbolehkan ada change initiative yang beresiko pada perubahan system yang penting.

Pentingnya Dedicated Personil

Demikian sebaliknya cara phase by phase tidaklah terlalu memerlukan effort yang tinggi tetapi rentang saat penyelesaian relatif lama serta bisa menyebabkan kejenuhan. Pelajaran perlu selanjutnya yaitu pentingnya dedicated sholawat nabi personil yang konsentrasi pikirkan serta mengawal sistem perubahan itu dari business owner.

Menteri Keuangan bagian Penerimaan Negara

Tim SPAN yang di pimpin oleh Agus Supriyanto, Staf Pakar Menteri Keuangan bagian Penerimaan Negara, didampingi Paruli Lubis, Direktur Transformasi Perbendaharaan, Sri Hartati, Kepala Pusintek, bacaan sholat tasbih
tim Change Management & Communication, serta tim dari Bank Dunia. Sekretaris Perseroan pertamina, Toharso.

Investasi Serta Besarnya Tingkat Keuntungan

faedah yang dibuat begitu penting, meskipun tidak diutarakan besarnya investasi serta besarnya tingkat keuntungan yang dibuat dari langkah itu. Bahkan juga ke depan Pertamina sudah bersiap untuk berkompetisi dengan perusahaan tingkat dunia. Info itu didapat waktu tim SPAN lakukan study visit ke Pertamina, doa sholat dhuha 3 Maret 2010.

Melihat ilustrasinya, dimana

Melihat ilustrasinya, dimana digambarkan ada se-seorang membawa (DIPA, RKAKL, SPM, SP2D, SIMAK) dalam beberapa tumpukan,kedepannya diilustrasikan bisa diakomodir hanya dengan 1 tumpukan sistem, yaitu SPAN. Dalam benak saya hanya satu ungkapan "sungguh luar biasa".

Setiap langkah membutuhkan

Setiap langkah membutuhkan ketegasan dalam mengambil keputusan dan ketegasan terus diperlukan dalam melaksanakan perbaikan proses bisnis yang jauh lebih efektif, efesien dan ekonomis.

Segala hal memerlukan

Segala hal memerlukan prasyarat. Support yang masih perlu mendapat perhatian adalah dari kalangan intern sendiri khususnya penyiapan SDM yang handal lahir bathin sebagai prasyarat suksesnya implementasi SPAN. Pilihan untuk melaksanakan SPAN secara pendekatan Big Bang tidak terlalu meyakinkan kelihatannya. Namun optimisme ini harus tetap kita miliki. Terus berjuang Bro....

sekedar sharing pengalaman,

sekedar sharing pengalaman, Telkom juga telah menggunakan teknologi ERP dalam manajemennya. Banyak sekali pembelajaran yang telah diambil dan itu sangat memberi kesan mendalam bagi mereka setelah perubahan dilaksakanan :
1. Strong Sponsorship from the Top Management
2. Involve everyone (There is no IT Project, only Business Project)
3. Centralized Command (Special Task Force or Project Team)
4. Need of alignment with internal stakeholders to get more support.
5. Need of comprehensive change management (training,
organizational alignment & communication) is needed
Semua staff yang berkaitan dengan sistem SPAN harus terlibat dalam perubahan organisasi.
terima kasih

mengingat SDM di ditjen

mengingat SDM di ditjen Perbendaharaan punya kesenjangan (penguasaan TI & mindset) yg cukup tinggi antara yg berada di Pusat dan kantor daerah seyogyanya porsi pelatihan / sosialisasi harus mndapat perhatian extra agar implementasi SPAN dapt berlangsung smooth