Pemanfaatan Microsoft Sharepoint untuk monitoring incidents dalam proses pengembangan SPAN

Pada proses pengembangan SPAN, banyak istilah dan teknologi baru yang sebelumnya tidak pernah terdengar di lingkungan Kementerian Keuangan khususnya di Direktorat Jenderal Perbendaharaan. Salah satu dari hal yang baru tersebut adalah penggunaan Microsoft Sharepoint untuk mendokumentasikan semua kejadian yang terjadi selama proses pengembangan SPAN. Microsoft Sharepoint yang digunakan saat ini adalah versi 2007. Microsoft Sharepoint sebenarnya masuk ke dalam salah satu komponen Collaboration Environment (yang kemudian disebut CE), namun seiring perkembangan yang ada, pihak-pihak yang terlibat di dalam pengembangan SPAN lebih sering menggunakan istilah CE untuk mengganti istilah Microsoft Sharepoint.

Pendokumentasian menggunakan Microsoft Sharepoint (yang lebih dikenal selama proses pengembangan SPAN sebagai CE) memiliki beberapa kelebihan antara lain:

1. CE cukup aman dari akses pihak-pihak yang tidak memiliki kepentingan terhadap proses berjalannya pengembangan SPAN

Hanya pihak-pihak yang memiliki wewenang dan berkepentingan yang dapat mengakses CE untuk kemudian dapat melakukan input, update, dan delete atas beberapa incidents atau isu yang terjadi selama proses pengembangan SPAN. Pihak-pihak yang berwenang tersebut didaftarkan oleh seorang admin dan kemudian diberikan hak akses untuk dapat masuk ke dalam CE. Untuk dapat masuk ke CE seorang user hanya perlu mengisikan username dan password yang sama dengan username dan password yang diberikan oleh PUSINTEK untuk menggunakan fasilitas internet kantor.

2. Update data incidents dilakukan oleh pihak yang diberi hak akses untuk meng-update data

Di dalam CE terdapat tingkatan user yang memiliki hak akses berbeda. Hal ini ditujukan agar user yang dapat meng-update data incidents adalah user yang benar-benar terlibat dalam proses pengembangan SPAN dan bukan user yang hanya ingin mengetahui status perkembangan penyelesaian incidents seperti halnya Direktur atau atasan lain.

3. Terdapat changelog atau history atas update sebuah record data incident

Terdapat fasilitas di dalam Microsoft Sharepoint atau CE yang dapat merekam seluruh changelog yang terjadi atas sebuah record. Dengan adanya fasilitas tersebut dapat diketahui siapa-siapa saja yang melakukan perubahan atas sebuah data, sehingga nantinya apabila ditemukan hal-hal yang perlu adanya penjelasan, pihak-pihak yang melakukan perubahan data dapat dimintakan klarifikasi.

4. Export dan Import data ke dalam bentuk lain seperti Microsoft Access atau Microsoft Excel

Terdapat fitur dalam CE untuk meng-export data ke dalam bentuk Microsoft Access atau Microsoft Excel. Dengan fitur tersebut user dapat mengerjakan update data secara offline dan tidak perlu selalu online mengakses CE. Data yang telah di-update secara offline nantinya dapat dipindahkan ke dalam CE dengan hanya melakukan copy paste terhadap data yang sesuai.

 

Oleh : Eko Supristiowadi,S.Kom - Pranata Komputer DTP

Beri Peringkat :

Your rating: None Average: 4 (3 votes)

Beri Komentar

Silakan login atau daftar dulu untuk mengirim komentar

Komentar Anda :

Bagikan Artikel Ini :

IT - Perbaikan Data

Cari tahu jawabannya di halaman  F.A.Q.