Change Management and Communication (CMC)

Manajemen Perubahan dan Komunikasi dalam SPAN

SPAN merupakan sistem informasi manajemen keuangan negara yang mengintegrasikan seluruh proses penyusunan penganggaran, pencairan dana, pencatatan sampai dengan pelaporan kedalam satu sumber data yang terpusat sehingga dapat dihasilkan Laporan Keuangan Negara yang akuntabel, valid, stabil dan cepat (real time).

SPAN dibutuhkan untuk meningkatkan keamanan, keakuratan dan kestabilan data Keuangan Negara dengan cara mengumpulkan seluruh data secara terpusat dan memberikan hak akses kepada masing - masing stakeholder sesuai dengan kewenangan dan tugasnya masing - masing. Dengan tersajinya informasi keuangan yang akurat tersebut akan membantu pengambilan keputusan maupun penyusunan kebijakan keuangan negara yang lebih baik

Manajemen Perubahan dan Komunikasi atau biasa dikenal dengan istilah Change Management and Communication (CMC) merupakan salah satu komponen dari SPAN selain bisnis proses dan IT.

Mengapa perubahan yang diakibatkan SPAN harus dikelola dengan baik? Penerapan SPAN akan membawa perubahan yang cukup besar dalam struktur organisasi, SDM, bisnis proses yang dijalankan serta IT sistem untuk mendukungnya. Perubahan beberapa aspek tersebut berpotensi menimbulkandampak yang besar. Keberhasilan SPAN ditentukan oleh banyak faktor, mulai dari kesesuaian teknologi dengan kebutuhan, koordinasi yang baik antar unit terkait dalam mempersiapkan landasan hukum, bisnis proses dan infrastrukturnya serta kesiapan anggota organisasi untuk menghadapi perubahan yang terjadi.

Manajemen perubahan adalah pendekatan secara terstruktur untuk membawa individu, tim atau organisasi dari kondisi yang ada sekarang ke kondisi yang ideal yang diharapkan bisa terwujud. Karena bertujuan menjadikan sesuatu menjadi lebih baik maka idealnya perubahan itu akan terjadi dengan mulus dan mudah. Tapi pada kenyataannya, perubahan sangat sulit dilakukan. Sudah merupakan sifat dasar dari manusia untuk sulit menerima perubahan. Manusia akan enggan untuk keluar dari zona kenyamanannya. Sampai muncul istilah, jika tidak rusak, mengapa diperbaiki? Berikut adalah kurva perubahan yang dilalui oleh setiap orang:

Pada saat perubahan dijalankan, maka reaksi awal adalah penyangkalan atas perubahan hingga sikap penolakan. Hal ini menyebabkan tingkat komitmen akan turun sampai akhirnya dengan proses pengenalan terhadap perubahan maka timbul sikap ingin mengetahui dan setelah itu timbul pengharapan bahwa perubahan akan membawa hal yang baik sehingga akhirnya setelah yakin timbul komitmen untuk melaksanakan sistem yang baru. Manajemen perubahan bertujuan untuk meminimalkan tingkat penurunan komitmen dan mempersingkat periode resistensi.

Kegiatan  manajemen perubahan dan komunikasi SPAN meliputi:

1. Menganalisa dampak terhadap organisasi dan SDM yang diakibatkan perubahan dalam bisnis proses dan IT karena diterapkannya SPAN.
2. Mengidentifikasi tingkat kesiapan dari organisasi (DJPBN, DJA dan Pusintek) serta K/L yang terpilih sebagai pilot project untuk menghadapi perubahan dalam tiap tahapan SPAN dan memastikan persiapan yang diperlukan dilaksanakan.
3. Meningkatkan kemampuan para change agent melalui pelatihan.
4. Mempersiapkan strategi pengelolaan perubahan dan komunikasi serta rencana kerja yang komprehensif.
5. Mengidentifikasi risiko perubahan dan mempersiapkan rencana mitigasi terhadap kemungkinan risiko tersebut.
6. Mempersiapkan pelatihan dan workshop yang dibutuhkan untuk mendukung pelaksanaan SPAN

Salah satu media komunikasi untuk mensosialisasikan langkah pelaksanaan SPAN adalah dengan pembentukan website ini. Mulai dari hal umum yakni sejarah, visi dan misi, ataupun personil yang ada dibalik pelaksanaan SPAN serta semua komponen SPAN akan disajikan dalam website ini untuk Anda ketahui serta Anda juga dapat memberikan saran dan kritik ataupun pertanyaan terkait dengan pelaksanaan SPAN.