Bersiaplah Berpartisipasi pada Survei Kesiapan Perubahan II

Sebagai sarana dalam mendapatkan informasi mengenai tingkat kesiapan sehubungan dengan rencana implementasi SPAN, Tim CMC berencana akan kembali melakukan Survei Kesiapan Perubahan (SKP).  SKP II ini merupakan lanjutan dari SKP I yang telah dilaksanakan pada Nopember 2010 yang lalu.  Survei  yang melibatkan seluruh pegawai pada DJA, Pusintek, dan DJPBN ini direncanakan  akan dilakukan pada 28 November 2011 sampai 23 Desember 2011. Dengan rentang waktu pelaksanaan yang cukup panjang ini, diharapkan seluruh pegawai dapat memilih waktu khusus untuk berpartisipasi dalam survei ini.

Secara lebih rinci, tujuan pelaksanaan SKP ini adalah : 1. Untuk memahami perkembangan kesiapan pegawai dalam implementasi SPAN;  2.Untuk mengukur kesiapan organisasi salam implementasi SPAN; 3. Untuk mengindentifikasi area mana yang perlu mendapatkan fokus untuk mendukung suksesnya implementasi SPAN; dan 4. Sebagai masukan penting bagi tim CMC dalam mengevaluasi  program-program yang telah dijalankan.

Jika merujuk kembali pada hasil Survei I, jumlah responden yang turut berpartisipasi berada pada tingkat partisipasi yang cukup rendah, yaitu di bawah 55% dari total jumlah pegawai pada ketiga instansi di atas. Selain itu, nilai yang diperoleh pun hanya pada level 3.58 pada skala 1 sampai 5. Nilai 1 positif, 5 negatif. Hal ini menunjukkan bahwa antusiasme dan tingkat kesiapan para pegawai dalam menyongsong diimplementasikannya SPAN masih sangat berisiko.

Agar dapat membandingkan perubahan yang terjadi, fokus area yang menjadi perhatian dalam survei kali ini tidak berbeda dengan survei sebelumnya yaitu:
1.Pemahaman atas tujuan SPAN(Para pimpinan memandang bahwa salah satu hal penting untuk menyukseskan implementasi SPAN adalah pemahaman pegawai terhadap tujuan SPAN dan keuntungan-keuntungan yang akan didapatkan melalui implementasi SPAN);
2.Struktur Organisasi (Hal penting lainnya terkait implementasi SPAN adalah gambaran dampak penerapan SPAN terhadap tugas pokok dan fungsi, pekerjaan, lokasi dan lain sebagainya);
3.Komitmen (Para pimpinan juga menaruh perhatian terhadap komitmen, yaitu tingkat keseriusan berbagai pihak yang terlibat dan akan terlibat dalam SPAN);
4.Kapasitas dan Kemampuan (Kapasitas dan kemampuan adalah tingkat kemampuan individu-individu untuk mempelajari keahlian dan tingkat kesiapan infrastruktur terkait dengan penerapan SPAN);
5.Komunikasi (Komunikasi berkaitan dengan kemampuan para pegawai dalam menerima informasi-informasi tentang SPAN dan juga efektivitas komunikasi yang telah dilakukan).


Dari hasil SKP I, tim CMC SPAN telah melakukan evaluasi dan menyusun daftar inventarisasi masalah dengan memanfaatkan masukan dari kuesioner yang telah diisikan oleh para responden.  Sebagai hasilnya, metodologi pelaksanaan SKP II ini adalah sebagai berikut :
Tahap Persiapan Dasar, tahapan ini meliputi dua area utama yaitu:
Pertama Analisa atas survei dan metodologi
Analisa dan evaluasi  dilakukan atas SKP I meliputi jawaban atas kuesioner tertutup dan kuesioner terbuka ini mencakup aspek hasil yang didapatkan dan aspek metodologi yang dipergunakan. Sebagai hasilnya didapatkan kesimpulan antara lain, informasi mengenai penyelenggaraan survei masih belum tersebar/diketahui oleh seluruh pegawai, metode pelaksanaan survei secara online masih merupakan hal yang baru sehingga para pegawai masih merasa kesulitan dalam mengikutinya di samping kendala jaringan internet yang turut menuai persoalan, serta timbulnya berbagai pengertian/persepsi yang berbeda antara satu dengan yang lain mengenai maksud pernyataan yang tercantum dalam kuesioner. Hal yang terakhir ini terutama disebabkan oleh penggunaan kata dan kalimat yang sulit untuk dipahami sebagian besar responden. Selain itu, penyebarluasan informasi mengenai SPAN ketika itu hanya menyentuh pejabat eselon III ke atas menjadi penyebab rendahnya pengetahuan dan kepedulian pegawai terhadap SPAN.
Sebagai tindak lanjut terhadap berbagai permasalahan ini, Tim CMC telah dan akan terus melakukan upaya perbaikan meliputi : 1. Area Kapasitas dan Kemampuan: Latih pemangku kepentingan dan perkuat infrastruktur IT. 2. Area Tujuan SPAN: Komunikasikan secara merata tujuan dan manfaat SPAN. 3.Area Komitmen: Komitmen yang “nyata” dan upaya yang terkoordinasi dari pemangku kepentingan SPAN adalah hal yang krusial. 3.Area Struktur Organisasi: Komunikasikan perubahan pada peran/pekerjaan pasca implementasi SPAN. 4.Area Komunikasi: Komunikasi adalah salah satu kunci pemberdayaan pemangku kepentingan SPAN. Secara nyata upaya ini dilakukan dengan melakukan penyebarluasan KabarSPAN sampai tingkat pelaksana pada setiap unit, perbaikan dan penyempurnaan website SPAN, melaksanakan Program Duta SPAN, serta penetapan pembentukan Komite Implementasi SPAN-SAKTI (KISS) dalam waktu dekat. Selain itu telah disusun pula rencana pelaksanaan pelatihan-pelatihan terhadap seluruh pegawai berdasarkan perannya, termasuk analisi desain organisasi dan beban kerja terkait SPAN.

Kedua Penyusunan target
Menetapkan target SKP II : Target 70% dan hasil survei menjadi 3,2

Tahap Penyiapan/Penyempurnaan Kuesioner dan Infrastruktur :
Pertama Kuesioner
Tanpa mengubah maksud dan substansi pernyataan-pernyataan pada kuesioner yang dipergunakan pada SKP I, pada SKP II dilakukan penyederhanaan dan perbaikan redaksional/tata bahasa. Sementara penyusunan pernyataan-pernyataan dalam kuesioner tetap didasarkan pada lima fokus area, yang terdiri dari 27 pernyataan yang disusun secara acak untuk mengukur persepsi pegawai terhadap kelima fokus area tersebut. Di dalam pernyataan-pernyataan tersebut juga terdapat beberapa pernyataan yang sifatnya pengulangan untuk mengetahui konsistensi jawaban responden terhadap suatu pernyataan.

Kedua Melakukan testing sebelum pelaksanaan kegiatan
Agar pelaksanaan SKP II secara online dapat berjalan lancar, sebelumnya akan dilakukan uji coba survei pada masing-masing unit dengan dibantu oleh masing-masing Duta SPAN Unit (DSU). Melalui uji coba ini diharapakan sedini mungkin dapat diidentifikasi kendala dan masalah yang berpotensi terjadi. Sebagai hasilnya, selain mendapatkan nilai sementara,  antisipasi terhadap hal tersebut dapat dilakukan dengan segera.

Ketiga Persiapan materi komunikasi dan pendukung sosialisasi survei
Tim CMC telah menyiapkan berbagai materi komunikasi dan pendukung sosialisasi survei antara lain berupa pelaksanaan Roadshow SKP II dengan mengundang perwakilan eselon III pada masing-masing direktorat lingkup Kantor Pusat DJPBN, para Kepala Bagian Umum Kanwil DJPBN, para Kepala Sub Bagian Umum KPPN dan seluruh DSU. Melalui acara ini para peserta diharapkan dapat mendukung dan  menginformasikan secara langsung berbagai hal penting terkait penyelenggaraan SKP II. Dalam rangkaian acara ini, telah disediakan pula berbagai bahan materi sosialisasi yang dapat digunakan DSU dalam memberikan penejelasan di unitnya masing-masing.

Tahap Pelaksanaan SKP II :
Metode pelaksanaan SKP II ini  akan tetap dilakukan secara online untuk DJPBN dan Pusintek, sementara untuk DJA akan dilakukan dengan cara manual/hardcopy. Penyelenggaraannya akan dilaksanakan pada 28 November 2011 sampai 23 Desember 2011.
Dari hasil pelaksanaannya selanjutnya dilakukan analisa hasil temuan untuk dapat menentukan umpan balik dan rencana aksi selanjkutnya. Terutama penetapan fokus area mana saja yang nilainya masih di bawah harapan untuk dapat dilakukan perbaikan.

Peranan Duta SPAN
Selain telah menetapkan program Duta SPAN sebagai agen perubahan dan perpanjangan tangan Tim CMC di masing-masing unit, Tim SMS SPAN juga telah menyiapkan program Komite Implementasi SPAN SAKTI (KISS).  Diharapkan melalui pembentukan KISS yang beranggotakan kepala kantor, kepala bagian/sub bagian umum dan DSU di tiap-tiap unit, pelaksanaan program-program SPAN dapat berjalan dengan lebih baik.
Dengan didukung KISS, Duta SPAN berperan  untuk:  a. Memberikan sosialisasi kepada seluruh pegawai di unitnya terkait Survei Kesiapan Perubahan Tahap II;  b.Mengajak pegawai untuk berperan aktif dalam survei;  c. Membantu pegawai yang mengalami kesulitan dalam pelaksanaan survei;  d.Mengorganisir pelaksanaan survei dan melakukan pemantauan atas responden.

Dengan berbagai persiapan ini, diharapkan tingkat partisipasi para pegawai dalam mengikuti SKP II ini dapat meningkat secara signifikan serta menghasilkan nilai kesiapan perubahan sesuai dengan target yang kita harapkan bersama.  Masa depan Kementerian Keuangan dan SPAN ada di tangan kita bersama. Mari kita dukung pelaksanaan Survei Kesiapan Perubahan tahap II ini.

Salam transformasi.

Penulis : Riswanto Sembiring    /riss

Beri Peringkat :

Your rating: None Average: 4 (4 votes)

Beri Komentar

Silakan login atau daftar dulu untuk mengirim komentar

Komentar Anda :

Survey Kesiapan Perubahan Tahap II

Salam Transormasi
Saya pikir area yang paling rawan ntuk disosialisasikan adalah Area Struktur Organisasi: Komunikasikan perubahan pada peran/pekerjaan pasca implementasi SPAN. Mari diharapkan KISS berupaya penuh/totalitas mengkomunikasikan ini dengan baik agar diterima secara positif
Bravo SPAN
GBU for DSU se Indonesia

Sukseskan SKP II

Salam Transformasi.
Kami siap untuk mensosialisikan dan membimbing serta memantau para pegawai pada KPPN Tanjungbalai untuk turut berpartisipasi dalam SKP II agar target dapat kita raih dengan nilai yang sangat memuaskan. Dan bukan hanya untuk SKP saja namun lebih dari itu kami siap akan implementasi SPAN ke depan.
Bravo SPAN
M. Soleh DSU KPPN Tanjungbalai

SPAN kolaborasi SAKTI Program

SPAN kolaborasi SAKTI Program yang handal dalam pengelolaan keuangan negara....
Kami siap mensukseskan SKP II...

Bagikan Artikel Ini :

IT - Perbaikan Data

Cari tahu jawabannya di halaman  F.A.Q.